¿Escuchando grillos? A continuación, le indicamos cómo crear el correo electrónico de seguimiento perfecto

Si parece que la mayoría de sus correos electrónicos viajan al éter, no está solo. El trabajador de oficina promedio recibirá un estimado de 95 correos electrónicos al día, según un informe reciente. estudio . Combine eso con reuniones improvisadas y almuerzos de negocios que se prolongan hasta bien entrada la tarde, y no es de extrañar que la mayoría de sus correos electrónicos se reciban con silencio de radio. Dejando a un lado los horarios completos, y esto va a sonar duro, a veces, sus correos electrónicos no parecen lo suficientemente urgentes como para obtener una respuesta.


Jacqueline Whitmore , experta en etiqueta y fundadora de la firma consultora de etiqueta empresarial The Protocol School of Palm Beach, dice que la mayoría de las personas no saben cómo redactar un correo electrónico adecuado, y que 'ser demasiado agresivo' es el paso en falso más común.

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Entonces, ¿cómo se hace notar sin exagerar? Estas son las seis cosas que debe hacer:

Crea una línea de asunto sólida

¿Hay algo menos atractivo que abrir un correo electrónico titulado 'Re: sin asunto'? Piense en el tipo de correo electrónicoustedestaría más inclinado a abrir. Usar todo en mayúsculas es demasiado agresivo y parece desesperado, pero un 'seguimiento' rápido seguido del tema de su solicitud en unas pocas palabras debería ser suficiente.


Dar formato al texto del cuerpo

No existe una fórmula estricta para lo que funciona, pero en general es más seguro ser breve. Abra inmediatamente con una línea cordial y neutral, y luego hágales saber que está haciendo un seguimiento. No los refiera a su solicitud 'como se ve en el correo electrónico a continuación'. Eso supone que tienen el tiempo o el deseo de examinar el hilo. En su lugar, reitere su solicitud en dos líneas o menos, agradézcales por su tiempo y cierre con una frase que los empuje suavemente a responder como 'esperando escuchar sus pensamientos' o 'avíseme si tiene alguna pregunta'.


Y finalmente, asegúrese de que el cuerpo del texto no exceda la longitud de la pantalla. Cuanto más corto sea, es más probable que obtenga una respuesta.

Mide tu relación con el receptor


El tono de un correo electrónico a un compañero de trabajo cercano no será el mismo que el de un posible cliente. Ser demasiado formal por correo electrónico con alguien con quien comparte tragos después del trabajo puede resultar estirado o incluso condescendiente, pero hablar en coloquialismos con alguien a quien apenas conoce parece un aficionado. En caso de duda, sea breve pero no brusco, aconseja Whitmore.

Editar varias veces

Sus receptores podrían interpretar un error gramatical o ortográfico como un signo de descuido. Si no le importa, ¿por qué deberían hacerlo? Rudimentario pero a veces pasado por alto, diríjase a sus destinatarios con sus nombres escritos correctamente. Para evitar presionar el botón de enviar antes de haber limpiado la copia, escriba correos electrónicos en otro documento y omita las direcciones de la ventana de correo electrónico hasta que esté listo para presionar enviar.

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Envíe en el momento adecuado del día


Encontrará varias teorías sobre cuándo es más probable que obtenga una respuesta, como a media mañana, cuando la energía y la concentración se dicen estar en sus picos. Pero también es aconsejable pensar en los horarios menos efectivos: los viernes después de las 5:00 p.m. es un no-no general, ya que las personas tienden a mirar mentalmente y prefieren que no se les recuerde el trabajo en ese momento. Además, su correo electrónico se perderá en el mar de correos electrónicos que su receptor acumule durante el fin de semana.

Envíe un seguimiento el domingo por la noche, por otro lado, y su correo electrónico podría llegar a la parte superior de las bandejas de entrada de sus destinatarios. Lo verán, claro, pero el lunes por la mañana es una época de caos, por lo que es posible que lo pospongan para más adelante en la semana.

Mantenga los correos electrónicos al mínimo

Nuestra industria prospera con recordatorios amables, pero tenga cuidado de no inundar ni acosar. Si no recibe una respuesta después de la primera, quizás la segunda, seguimiento, asuma que su solicitud es una aprobación o que es una prioridad baja en este momento. Dependiendo de la naturaleza de su correo electrónico, déle al receptor espacio para respirar, entre un par de meses y un año. Pregunte de nuevo, pero esta vez con nueva información o un ángulo nuevo. Después de todo, no quieres sonar como un disco rayado.